Thời gian qua, việc soạn thảo và ban hành văn bản theo thể thức của Đảng tại Đảng bộ Trường Chính trị tỉnh Lào Cai và các chi bộ trực thuộc đã bám sát nhiệm vụ chính trị và các quy định, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về nội dung, thể loại, thẩm quyền ban hành, trình tự, thủ tục, ngôn ngữ, thể thức và kỹ thuật trình bày[1]. Nhờ đó, hệ thống văn bản của Đảng bộ và các chi bộ cơ bản đáp ứng được yêu cầu của công tác lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị của nhà trường và các khoa, phòng trực thuộc.

Tuy nhiên, thực tế nghiên cứu, giảng dạy chuyên đề Kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản ở cơ sở trong chương trình Trung cấp Lý luận chính trị và thực tiễn tham gia cấp ủy cơ sở, tác giả nhận thấy công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Đảng bộ cũng như các chi bộ trực thuộc vẫn còn một số hạn chế. Một số văn bản chưa bám sát nội dung chỉ đạo của cấp trên và thực tế công tác chuyên môn nên việc triển khai, cụ thể hóa, tổng hợp, báo cáo…có lúc còn sơ sài, thiếu số liệu, sự việc cụ thể, chưa có nhiều thông tin tổng hợp; thậm chí có văn bản sử dụng công cụ Cut, Copy, Paste nhưng không chỉnh sửa kỹ nên chất lượng thấp, còn có sai sót.

Về thể thức và kỹ thuật trình bày, qua nghiên cứu thấy một số lỗi thường gặp như sau:

Thứ nhất, Tiêu đề “ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM”.

Theo quy định thì tiêu đề trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu phía dưới có đường kẻ ngang ngăn cách với địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của tiêu đề. Tiêu đề được trình bày bằng loại chữ in hoa, cỡ chữ 15, kiểu chữ đứng, đậm, phong chữ Times New Roman.

Thực tế, nhiều văn bản trình bày đúng vị trí nhưng không đúng cỡ chữ, thường chỉ dùng cỡ chữ 14 thay vì 15 theo quy định.

Thứ hai, tên cơ quan ban hành văn bản, bao gồm tên cơ quan cấp trên trực tiếp và tên cơ quan ban hành, sao văn bản. Tuy nhiên, nhiều cấp ủy, tổ chức đảng trình bày không chính xác nội dung này. Chẳng hạn, văn bản của chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở lại trình bày tên cơ quan cấp trên trực tiếp là ĐẢNG ỦY, đúng ra phải là ĐẢNG BỘ vì “chi bộ trực thuộc đảng ủy[2]”, nhưng cấp trên trực tiếp của Chi bộ là Đảng bộ chứ không phải Đảng ủy[3].

Ví dụ. Văn bản của Chi bộ 2

- Cách trình bày sai:

- Trình bày đúng:

ĐẢNG BỘ TRƯỜNG CHÍNH TRỊ

CHI BỘ 2

*

          Thứ ba, ký hiệu của văn bản.

Ký hiệu của văn bản là chữ cái đầu các âm tiết của tên loại văn bản.  Ký hiệu một số tên loại văn bản thống nhất như sau: Quyết định: QĐ; Quy định: QĐi; Chỉ thị: CT; Chương trình: CTr; Thông tri: TT; Tờ trình: TTr.

Trên thực tế có trường hợp văn bản có tên là Quy định nhưng khi trình bày ký hiệu lại là QĐ hoặc Qđi là không chính xác.

Thứ tư, tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Tên loại văn bản được trình bày một dòng riêng bằng loại chữ in hoa, cỡ chữ 15 - 16, kiểu chữ đứng, đậm, phông chữ Times New Roman.

Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại văn bản bằng loại chữ in thường, cỡ chữ 14 - 15, kiểu chữ đứng, đậm, phông chữ Times New Roman, chữ đầu không viết hoa. Phía dưới có năm (5) gạch nối (-) ngăn cách với nội dung văn bản, đặt canh giữa.

Ví dụ.

THÔNG BÁO

về quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý

-----

Tuy nhiên thực tế nhiều văn bản chỉ dùng cỡ chữ 14 khi trình bày nội dung này.

Thứ tư, một số cấp ủy tỏ ra lúng túng khi trình bày tên gọi của cơ quan lãnh đạo các cấp của Đảng giữa hai kỳ đại hội, nhất là đối với các chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở. Theo Điều lệ Đảng, “giữa hai kỳ đại hội, cơ quan lãnh đạo của Đảng ở mỗi cấp là ban chấp hành đảng bộ, chi bộ (gọi tắt là cấp ủy)”[4]. Vì thế, trình bày đúng sẽ là BAN CHẤP HÀNH CHI BỘ, hoặc ghi tắt là CHI ỦY.

Thứ năm, sử dụng sai dấu câu khi kết thúc nội dung văn bản.

Theo quy định kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.) nhưng rất nhiều văn bản được trình bày là dấu (./.) là không đúng.

Thứ sáu, nơi nhận văn bản.

Theo quy định, nơi nhận văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản. Từ “Nơi nhận” trình bày một dòng riêng, phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản trình bày dưới từ “Nơi nhận”.

Đối với tên loại công văn, tờ trình, bên cạnh nơi nhận được trình bày sau từ “Kính gửi” theo quy định thì ở dòng đầu nơi nhận cuối văn bản có thêm từ “Như trên”. Nhưng trên thực tế, nhiều công văn, tờ trình vẫn ghi từ “Như kính gửi” là không đúng quy định.

Ngoài ra việc dùng từ, diễn đạt, sử dụng các loại dấu câu, khoảng cách giữa các đoạn văn bản, khoảng cách giữa các dòng…không đúng quy định diễn ra khá phổ biến.

Nguyên nhân của tình trạng nêu trên là do các đồng chí trong đảng ủy, chi ủy đều hoạt động kiêm nhiệm, không có nhiều thời gian nghiên cứu, cập nhật các quy định của Đảng về thể loại, thẩm quyền, trình tự, thủ tục, ngôn ngữ và kỹ thuật trình bày văn bản. Một số đồng chí được phân công soạn thảo văn bản thường chỉ quan tâm đến nội dung văn bản mà ít quan tâm đến thể thức và kỹ thuật trình bày, thậm chí cho đó là yếu tố không quan trọng. Công tác thẩm định, kiểm tra, kiểm duyệt thể thức văn bản trước khi trình ký chưa được quan tâm đúng mức…

Để nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng bộ và các chi bộ trực thuộc, đảm bảo giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và tính chính xác, thống nhất trong hệ thống văn bản của Đảng, cần quan tâm tới một số nội dung sau:

Một là, các đồng chí được phân công soạn thảo văn bản cần nghiên cứu Điều lệ Đảng và các văn bản hướng dẫn để hiểu rõ hệ thống tổ chức của Đảng, nhất là ở cơ sở và các cấp trực thuộc; đồng thời cập nhật các quy định của Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; nghiên cứu kỹ Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng đề thực hiện đảm bảo yêu cầu.

Hai là, mỗi cán bộ cần sử dụng thành thạo các phương tiện, phần mềm soạn thảo, ban hành, chuyển giao văn bản…trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là phần mềm quản lý văn bản i-office. Đồng thời, rèn luyện tác phong cẩn trọng, tỉ mỉ, nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân trong tất cả các khâu từ soạn thảo, thẩm định, phê duyệt trước khi trình ký văn bản, nhất là đối với khâu kiểm tra văn bản trước khi trình ký. Theo quy định số 800-QĐi/TU ngày 16/01/2024 của Tỉnh ủy Lào Cai về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội các cấp tỉnh Lào Cai thì “Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt”[5]. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng, văn bản phải được lãnh đạo khoa, phòng kiểm tra trước khi trình duyệt và trình ký.

Thứ ba, tiếp tục đẩy mạnh thực hiện việc trình, duyệt, ký số đối với hệ thống văn bản đi để tăng cường tính công khai, minh bạch và gắn trách nhiệm của cán bộ trong từng khâu của quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Đây là biện pháp để lãnh đạo cũng như các bộ phận tham mưu, giúp việc theo dõi, kiểm soát được tiến độ xử lý công việc của các bộ phận có liên quan, kịp thời đôn đốc, tránh tình trạng chậm, muộn hoặc bỏ sót công việc.

Việc nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn bản, đảm bảo các yêu cầu về cả nội dung, thể thức, ngôn ngữ và kỹ thuật trình bày là biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chuyên môn, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của công tác lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị của Đảng bộ trong tình hình mới.