Khoản 5, Điều 3, Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của chính phủ về cung cấp thông tin và dịch vụ công tực truyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng quy định: “Dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng”. Theo đó, dịch vụ công trực tuyến do cơ quan nhà nước cung cấp bao gồm 02 mức độ là: Dịch vụ công trực tuyến toàn trình và Dịch vụ công trực tuyến một phần. Việc khai thác, sử dụng dịch vụ công trực tuyến tuân theo một quy trình kỹ thuật được lập trình sẵn như sau:

          Đối với bên khai thác, sử dụng dịch vụ công trực tuyến là các cá nhân và tổ chức.

Tiến hành truy cập vào Cổng dich vụ công quốc gia theo địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/ hoặc Cổng dịch vụ công Lào Cai theo địa chỉ: https://dichvucong.laocai.gov.vn/; Đăng nhập tài khoản công dân, tổ chức bằng Sim ký số hoặc USB ký số hoặc thuê bao di động; Sau khi đăng nhập thành công, Cổng Dịch vụ công sẽ điều hướng về Cổng của Bộ/Ngành/Địa phương nơi mà cá nhân, tổ chức đăng ký thực hiện thủ tục để nộp hồ sơ và tiếp tục thực hiện 05 bước để khai thác, sử dụng dịch vụ công trực tuyến:

Bước 1: Đăng ký, đăng nhập vào dịch vụ công

Bước 2: Lựa chọn dịch vụ công: Nhập mã thủ tục hành chính hoặc tên thủ tục hành chính để tra cứu; Cơ quan; Lĩnh vực; Mức độ dịch vụ công; Cấp thủ tục; Chọn quy trình xử lý và cơ quan giải quyết

Bước 3: Nộp hồ sơ trực tuyến: Điền đầy đủ thông tin người nộp hồ sơ theo các trường thông tin yêu cầu. Đính kèm tệp tin vào các thành phần hồ sơ tương ứng theo một trong hai cách:

Nhấn vào ô Chọn tệp tin sau đó chọn mục Scan file hoặc chọn tệp tin để thực hiện cung cấp các giấy tờ theo yêu cầu.

Điền trực tiếp thông tin vào Biểu mẫu e-form đã cung cấp tại phần biểu mẫu giấy tờ. Sau khi thực hiện xong, nhấn Đồng ý và Tiếp tục.

Thanh toán lệ phí cho cơ quan giải quyết qua các phương thức: Thanh toán trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc thanh toán tại bộ phận một cửa

 Kiểm tra thông tin nộp hồ sơ lần cuối, nhập mã xác nhận trên hệ thống và nhấn nộp hồ sơ.

Bước 4: Theo dõi kết quả: Cá nhân, tổ chức truy cập mục quản lý hồ sơ đã nộp để theo dõi tiến độ thực hiện của thủ tục hành chính.

Bước 5: Nhận kết quả: Cá Nhân, tổ chức nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua các hình thức: Nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận Một cửa; Thông qua dịch vụ bưu chính công ích; Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công.

Đối với công chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thực hiện 04 bước:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ: Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp tỉnh, huyện, xã kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ. Sau khi đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, công chức một cửa cấp tỉnh, huyện, xã thao tác trên hệ thống xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ và hẹn thời gian trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

Bước 2: Chuyển hồ sơ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định, công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn giải quyết và thao tác trên hệ thống xác nhận đã chuyển hồ sơ.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức chuyên môn giải quyết hồ sơ theo quy định và trả kết quả giải quyết chậm nhất vào ngày hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

Bước 4: Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính: Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả từ bộ phận chuyên môn và gửi kết quả giải quyết  hồ sơ cho cá nhân, tổ chức, đồng thời xác nhận trên hệ thống đã hoàn thành hồ sơ.

Với quy trình kỹ thuật đòi hỏi tính chính xác, chặt chẽ, khoa học như trên việc cung cấp, sử dụng vụ công trực tuyến hiện nay còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc nhất là đối với các xã. Nguyên nhân là do hệ hống mạng, chất lượng đường truyền Internet đến các xã thấp, một số vùng lõm của các xã không có sóng điện thoại và mạng Internet, nhiều người dân không dùng điện thoại thông minh cũng là khó khăn trong việc triển khai dịch vụ công trực tuyến.

Một bộ phận lớn người dân chưa sử dụng thành thạo tài khoản dịch vụ công để thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến, chủ yếu là công chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện tiếp nhận thay trên hệ thống bằng tài khoản của công dân, bản thân người dân chưa tự thực hiện được tại nhà và gửi hồ sơ trên hệ thống trực tuyến. Một số công dân chưa thực hiện cài đặt định danh điện tử mức độ 2 để có tài khoản thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

Trình độ công nghệ thông tin của đa phần cán bộ, công chức trong quy trình dịch vụ hành chính công đã được nâng lên. Tuy nhiên, hầu hết các xã chưa có công chức có chuyên môn sâu về công nghệ thông tin để quản lý, sử dụng và theo dõi các phần mềm dịch vụ công trực tuyến, từ đó cung cấp, khai thác có hiệu quả

Một bộ phận cán bộ, công chức ý thức, trách nhiệm chưa cao, còn lúng túng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin nên công tác hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính trên dịch vụ công còn hạn chế.

Bộ phận một cửa xã đã được đầu tư sơ sở vật chất, hệ thống máy tính. Tuy nhiên, đối với công chức có thủ tục hành chính phát sinh hồ sơ không trực tại Bộ phận một cửa chưa được đầu tư máy tính cấu hình cao đảm bảo thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

Dịch vụ công trực tuyến còn tương đối mới mẻ cho nên chưa ngay tức khắc thay đổi thói quen tiếp xúc, giải quyết trực tiếp các công việc với chính quyền của người dân. Mặt khác, nhiều khi quá trình thao tác kỹ thuật trong quy trình còn bị lỗi người dân phải thực hiện nhiều lần dẫn đến không muốn sử dụng dịch vụ công trực tuyến…

Từ những khó khăn, vướng mắc đươc cho là rào cản trong quá trình cung cấp, sử dụng dịch vụ công trực tuyến trên địa bàn các xã của tỉnh. Để nâng cao chất lượng hoạt động dịch vụ công trực tuyến, qua đó phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu, quyền lợi của cá nhân, tổ chức cũng nâng cao hiệu lực, hiệu quản quản lý nhà nước cần thiết phải thực hiện một số giải pháp sau:

Thứ nhất, cải thiện hạ tầng công nghệ thông tin, nâng cấp hệ thống mạng internet và các trang thiết bị máy móc nhằm đảm bảo hoạt động ổn định cho dịch vụ công trực tuyến, trong đó cần: Rà soát, đánh giá lại toàn bộ hệ thống máy tính, máy scan, máy phô tô, hệ thống mạng của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ xã cũng như Bộ phận một cửa xã phục vụ dịch vụ công trực tuyến; Đầu tư bảng công khai danh mục thủ tục hành chính và quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến bằng bảng điện tử tại Bộ phận một cửa xã và tại các nhà văn hóa các thôn thuận tiện cho nhân dân theo dõi và tìm kiếm thủ tục hành chính mà người dân muốn thực hiện.

Thứ hai, làm tốt công tác tuyên truyền, vận động

Cấp ủy Đảng, chính quyền các xã cần tăng cường truyền thông và quảng bá hiệu quả về dịch vụ công trực tuyến của cơ quan để người dân, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lợi ích mang lại từ việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Trong đó cần đặc biệt chú trọng đổi mới nội dung và hình thức tuyên truyền phù hợp với từng đối tượng thụ hưởng. Việc triển khai thực hiện công tác tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến phải được thực hiện đồng bộ theo một chương trình tuyên truyền về cải cách hành chính nói chung.

Thứ ba, tăng cường công tác phối hợp

Tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, các cấp, các ngành, đẩy mạnh việc hướng dẫn, hỗ trợ, trao đổi nghiệm vụ, kinh nghiệm trong công tác chuyên môn hạn chế tình trạng hồ sơ bị hủy, trả ngược lại khiến tổ chức, cá nhân phải đi lại nhiều lần để bổ sung hồ sơ, giấy tờ, tài liệu. Tiếp tục duy trì có hiệu quả tổ hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính đối với tổ chức, công dân. Đối với các bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của VNPT Lào Cai trong sử dụng các phần mềm dịch vụ công cần phối hợp chặt chẽ hơn nữa với Ủy ban nhân dân xã trong quá trình giải quyết lỗi khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến. Tăng cường phối hợp chặt chẽ giữa Bộ phận một cửa xã, Công an xã, Tổ công nghệ số cộng đồng thôn trong việc cài đặt định danh điện tử mức độ 2 cho công dân.

Thứ tư, chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình dộ, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ, công chức. Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức xã, đặc biệt là cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận một cửa có trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức tốt, có kỹ năng giao tiếp và thái độ tận tình trong phục vụ người dân, doanh nghiệp, tạo cảm giác thoải mái, thân thiện và tăng sự hài lòng của cá nhân, tổ chức khi đến giải quyết thủ tục hành chính trong quy trình dịch vụ hành chính công. Tổ chức đánh giá hàng tháng, quý và năm đối với kết quả thực hiện nhiệm vụ của cán bộ công chức. Cử cán bộ công chức xã đi đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin.

Thứ năm, nâng cao tinh thần, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức trong quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến; Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động dịch vụ công trực tuyến.

Gắn trách nhiệm thực hiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến với công tác đánh giá thi đua khen thưởng cuối năm, chỉ xét khen thưởng đối với công chức hoàn thành các hồ sơ tiếp nhận trực tuyến trả kết quả đúng hạn và trước hạn.

Xử lý kiên quyết, kịp thời, nghiêm minh đối với những cán bộ, công chức có hành vi nhũng nhiễu, gây phiền hà (nếu có), đồng thời kịp thời biểu dương, khen thưởng những cá nhân làm tốt, có tinh thần trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ; Tổ chức tiến hành tự kiểm tra công tác cải cách hành chính, kỷ luật kỷ cương hành chính của UBND xã định kỳ hàng quý hoặc đột xuất đánh giá kịp thời hoạt động dịch vụ công trực tuyến để rút ra kinh nghiệm, bài học trong quá trình triển khai thực hiện dịch vụ công trực tuyến đạt hiệu quả cao nhất.